Son güncelleme: 13 Ekim 2026 · Sürüm: 2
1. Amaç ve kapsam
Bu politika, 6698 sayılı KVKK’nın 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik çerçevesinde, Hanematik hizmetinde işlenen kişisel verilerin saklama sürelerini ve imha yöntemlerini açıklar. Hizmeti sunan Ferat TAŞ, mevcut çalışan sayısı ve mali büyüklüğü ile Kurul’un belirlediği VERBİS kayıt istisnası kapsamında değerlendirildiğinden bu politikayı hazırlamakla yükümlü olmasa da şeffaflık ve hesap verebilirlik için yayımlamaktadır.
Site içi kayıtlarda (borç, tahsilat, dekont, talep, mesaj, kapı, sayaç, oylama, genel kurul, belge arşivi) veri sorumlusu ilgili site yönetimidir; bu kayıtların saklama süresine yönetim karar verir. Hanematik, veri işleyen olarak aşağıdaki otomatik süreleri uygular ve yönetimin talimatıyla silme ya da anonimleştirme yapar.
2. Tanımlar
- Silme: verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi (veritabanından kayıt silme, dosyayı diskten kaldırma).
- Yok etme: verinin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi (şifreli yedeklerin süre sonunda silinmesi; şifre olmadan yedek okunamaz).
- Anonim hale getirme: verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi (ör. ziyaretçi adı, plaka ve fotoğrafın kaldırılıp yalnız tarih ve daire istatistiğinin bırakılması; silinen hesapta ad, e-posta ve telefonun kaldırılması).
3. Kayıt ortamları
- Canlı sistem: SistemDC (İstanbul, Türkiye) sanal sunucusunda PostgreSQL veritabanı, Redis önbelleği ve yüklenen dosyalar (özel disk, yalnız yetkili istekle erişilir).
- Yedekler: aynı sunucuda ve sunucu dışı kopya olarak Google Drive’da (yurt dışı), AES-256 ile şifrelenmiş günlük yedekler (e-posta kutuları dahil).
- Günlükler: uygulama hata günlükleri ve web sunucusu erişim günlükleri (sunucuda).
- E-posta: bize gönderilen ve uygulamanın gönderdiği e-postalar, aynı sunucuda çalışan kendi e-posta sunucumuzda.
- Kâğıt ortam: kullanılmaz.
4. Saklama ve imha süreleri
Aşağıdaki süreler sistemde otomatik işlerle uygulanır. İşler her gün çalışır (Yönetmelik’in öngördüğü en fazla 6 aylık periyodik imha süresinden kısa); her çalıştırma, kişisel veri içermeyen bir sayı özetiyle denetim kaydına yazılır.
| Veri | Saklama süresi | Süre sonunda | Yöntem |
|---|---|---|---|
| Hesap bilgileri (ad soyad, e-posta, telefon) | Hesap silinene kadar | Hesap silmede anonimleştirilir (ad, e-posta, telefon kaldırılır, giriş kapanır) | Hesap silme akışı, anında |
| E-postası doğrulanmamış, hiçbir siteye bağlanmamış hesap | 7 gün | Silinir | identity:purge-unverified, günlük |
| Oturum anahtarları (uygulama girişi) | En çok 60 gün geçerli | Süresi geçenler silinir; çıkışta ve hesap silmede hemen silinir | sanctum:prune-expired, günlük |
| Web oturum çerezi (tanıtım sitesi, form güvenliği) | 120 dakika hareketsizlik | Geçersiz olur ve sunucudan silinir | Oturum süresi |
| Parola sıfırlama kayıtları | 60 dakika geçerli | Silinir | auth:clear-resets, günlük |
| Hesap silme onay bağlantısı | 24 saat geçerli | Kendiliğinden geçersiz olur | İmzalı bağlantı süresi |
| Kabul edilmemiş üyelik davetleri (e-posta/telefon) | 7 gün geçerli + 30 gün | Silinir | privacy:prune, günlük |
| Uygulama içi bildirimler | Okunmuş: 180 gün; tümü: 365 gün | Silinir | privacy:prune, günlük |
| İşlem/denetim kayıtlarındaki IP adresi | 365 gün | IP adresi silinir (işlem kaydı kalır) | privacy:prune, günlük |
| Ziyaretçi, geçiş (QR) ve kapanmış kargo kayıtları | 180 gün | Ad, plaka, not, alıcı, takip no ve fotoğraf anonimleştirilir; tarih ve daire istatistiği kalır | concierge:anonymize, günlük |
| Doküman arşivinde silinen belgeler (çöp kutusu) | 30 gün | Dosyasıyla kalıcı silinir | archive:purge-trash, günlük |
| Katılım isteği belgeleri | Karar veya iptalden 90 gün sonra | Belge dosyası silinir | join-requests:purge-documents, günlük |
| Komşu sohbetinde silinen mesajlar | 30 gün | Mesaj içeriği kalıcı silinir | neighbor-chat:purge-deleted, günlük |
| Paylaşıma bağlanmamış sayaç (ısı payı) firma raporları | 30 gün | Kayıt ve dosya silinir | metering:purge-unused-imports, günlük |
| Teklif/demo formu kayıtları | 730 gün (2 yıl) | Silinir | platform:purge-leads, günlük |
| İletişim formu (“Bize yazın”) mesajları | 730 gün (2 yıl) | Silinir | platform:purge-inbox, günlük |
| KVKK başvuru formu kayıtları (başvuru, yazışma notu, yanıt özeti) | Başvurunun sonuçlandığı tarihten itibaren 1095 gün (3 yıl, ispat amacıyla) | Silinir | platform:purge-inbox, günlük |
| Platform yöneticisinin sildiği teklif talebi, iletişim mesajı ve KVKK başvuruları | 30 gün geri alınabilir | Kalıcı silinir (silme işlemi, sabit gerekçe ve maskeli özet işlem kaydında kalır: adın baş harfleri, maskeli e-posta/telefon; mesaj metni yok). Bir kez sonuçlanmış KVKK başvurusu silinemez | platform:purge-inbox ve platform:purge-leads, günlük |
| Hesap silme talebi kayıtları (maskeli e-posta, e-posta özeti, IP, durum) | 365 gün (1 yıl) | Silinir | platform:purge-inbox, günlük |
| Başarısız arka plan işleri (e-posta adresi içerebilir) | 30 gün | Silinir | queue:prune-failed, günlük |
| Uygulama hata günlükleri | 30 gün (üretim ayarı) | Döngüyle silinir | Günlük dosya döngüsü |
| Web sunucusu erişim günlükleri (IP, istek yolu) | 14 gün | Döngüyle silinir | Sunucu günlük döngüsü (logrotate) |
| Şifreli yedekler (sunucu ve Google Drive) | 30 gün | Silinir; silinen veri en geç 30 gün içinde yedeklerden de çıkar | backup.sh, günlük |
| Site içi kayıtlar (borç, tahsilat, dekont, gider, talep, duyuru, mesaj, sayaç okuması ve fotoğrafı, oylama, genel kurul, belge arşivi, işlem geçmişi) | Site yönetiminin (veri sorumlusu) belirlediği süre; abonelik süresince ve yönetimin silme talebine kadar | Yönetimin yazılı talebiyle silinir veya anonimleştirilir; mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı mali kayıtlar yasal süre boyunca tutulur | Yönetim talebi (veri işleme sözleşmesi m.10) |
| E-postayla gelen KVKK başvuruları ve bize gönderilen diğer e-postalar | KVKK başvurularında sonuçlandığı tarihten itibaren 3 yıl; diğer e-postalarda 2 yıl | Silinir | Elle, 6 ayda bir gözden geçirme |
5. Hesap silme ve ilgili kişi talepleri
- Kendi hesabını silme: kullanıcı uygulamadan (Hesabım → Hesabımı sil) ya da giriş yapamıyorsa hesap silme sayfasındaki web formuyla (kayıtlı e-postaya gelen 24 saat geçerli onay bağlantısı) hesabını siler. Hesap anında anonimleştirilir (hesaptaki ad, e-posta ve telefon kaldırılır); oturumlar, üyelikler, bekleyen davetler, doğrulama ve parola sıfırlama kayıtları, bildirim tercihleri ve bildirimler silinir. Site yönetiminin kayıtları hesaptan ayrılarak kalır: yönetimin daire sakin kaydındaki ad, telefon ve e-posta (veri sorumlusu site yönetimidir; yönetim değiştirene ya da silene kadar), mali kayıtlar, yönetimle mesajlar, talepler ve yorumlar, rezervasyonlar ve işlem geçmişi. Bunlar yönetimin talimatıyla silinir.
- Başvuruyla silme: KVKK m.11 kapsamındaki silme talepleri en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Site içi kayıtlara ilişkin talepler veri sorumlusu olan site yönetimine iletilir.
- Verilerin kopyası: kullanıcı kendi verisinin kopyasını uygulamadan (Hesabım → Verilerimi indir) JSON dosyası olarak alabilir.
- Yedekler: canlı sistemden silinen veri, şifreli yedeklerde en çok 30 gün daha bulunur ve yedek döngüsüyle yok edilir. Yedekten geri yükleme gerekirse, yedek tarihinden sonra yerine getirilmiş silme talepleri geri yüklenen veride yeniden uygulanır.
- Abonelik sonu: site yönetimi abonelik bittiğinde verilerinin iadesini ve silinmesini isteyebilir; talep olmadan veriler silinmez, hizmet durdurulmuş olarak saklanır (veri işleme sözleşmesi m.10).
6. Teknik ve idari tedbirler
- Saklama süreleri kodda tek yerde tanımlıdır; bu sayfadaki tablo doğrudan o değerlerden üretilir.
- İmha işleri tekrar çalıştırıldığında aynı sonucu verir (idempotent) ve zamanlayıcıyla günlük çalışır.
- Erişim rol ve yetkiyle sınırlıdır; sunucuya yalnız SSH anahtarıyla erişilir.
- Elle yürütülen adımlar (bize gelen e-postaların ve başvuru yazışmalarının gözden geçirilmesi) 6 ayda bir yapılır ve tarihi kayda geçirilir.
7. Sorumlu
Bu politikanın uygulanmasından Ferat TAŞ sorumludur. İletişim: iletisim@hanematik.com.tr.
8. Güncelleme
Politika, saklama sürelerinden biri değiştiğinde ya da yeni bir veri kategorisi eklendiğinde güncellenir; üstteki tarih ve sürüm değişir.