KVKK Aydınlatma Metni

Son güncelleme: 13 Ekim 2026

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır.

1. Veri sorumlusu ve veri işleyen: kim, hangi veriden sorumlu?

Hanematik, apartman ve sitelerin yönetimi için bir yazılım hizmetidir. Hizmeti Ferat TAŞ (gerçek kişi; ileride şahıs şirketi kurulduğunda unvan bu metinde güncellenecektir) sunar. İletişim: iletisim@hanematik.com.tr.

İki ayrı rolümüz vardır:

• Site içi veriler için veri işleyen: Borç, tahsilat, dekont, gider, arıza talebi, duyuru, mesaj, kargo ve ziyaretçi, sayaç okuması, oylama, genel kurul ve belge arşivi gibi site içi kayıtlarınızı, bağlı olduğunuz site ya da apartman yönetimi adına işleriz. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili site/apartman yönetimidir; hangi verinin hangi amaçla işleneceğine ve ne kadar saklanacağına o karar verir. Biz yönetimin talimatları ve aramızdaki veri işleme sözleşmesi çerçevesinde hareket ederiz. Site yönetiminizin size ayrıca bir aydınlatma metni sunması gerekir.
• Kendi verilerimiz için veri sorumlusu: Site yönetimi adına hesap açan yöneticilerin hesap ve abonelik ilişkisi, teklif/demo formu, bize gönderdiğiniz e-postalar, tanıtım sitesinin kullanımı, tüm hesapların giriş ve oturum güvenliği (parola özeti, oturumlar, denetim kayıtları) ve hesap silme taleplerinin yürütülmesi bakımından veri sorumlusu Ferat TAŞ’tır.

Henüz yayımlanmış bir iş/posta adresimiz bulunmadığından başvurular aşağıda anlatılan elektronik yollarla alınır.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası (isteğe bağlı), hesabınızın bağlı olduğu site, blok ve daire bilgisi, malik/kiracı ilişkisi.
• Hesap güvenliği: parola (yalnız tek yönlü özet/hash olarak), oturum kayıtları, başarısız giriş sayısı, işlem ve denetim kayıtları (işlemi yapan hesap, zaman ve IP adresi).
• Borç ve ödeme kayıtları: borç, tahakkuk, ödeme ve gider kayıtları; yüklediğiniz ödeme dekontlarının görüntüsü. Hanematik ödemeyi kendi adına tahsil etmez: bugün aidatı sitenin banka hesabına siz yatırırsınız, sisteme yalnız kaydı ve dekontu girilir. Uygulamada şu an kartla ödeme yoktur; kart bilgisi alınmaz ve Hanematik’te saklanmaz.
• Talep ve iletişim içerikleri: arıza ve istek taleplerindeki açıklama ve fotoğraflar, yönetimle mesajlaşma ve komşu sohbeti içerikleri, ortak alan rezervasyonları, oylama katılımı, genel kurul katılım (hazirun) kayıtları.
• Sayaç kayıtları: dairenize ait sayaç okumaları, okuma fotoğrafları ve ısı payı/ortak tüketim hesapları.
• Kapı kayıtları: ziyaretçi adı, plaka, ziyaret amacı, geçiş (QR) kayıtları; kargo alıcısı, takip numarası, teslim kayıtları ve kargo fotoğrafı.
• Belge arşivi: site yönetiminin yüklediği belgelerde yer alabilecek kişisel veriler.
• Katılım isteği: bir siteye katılmak için yönetime gönderdiğiniz telefon, not ve (isteğe bağlı) belge.
• Teklif/demo formu: ad soyad, telefon, e-posta, il, site ve daire sayısı, mesajınız ve formu gönderdiğiniz IP adresi ile aydınlatma metnini okuduğunuza dair onay zamanı.
• İletişim formu (“Bize yazın”): ad soyad, e-posta, telefon (isteğe bağlı), seçtiğiniz konu, mesajınız, formu gönderdiğiniz IP adresi ve aydınlatma metnini okuduğunuza dair onay zamanı.
• KVKK başvurusu: çevrim içi başvuru formunda yazdığınız ad soyad, e-posta, telefon (isteğe bağlı), bizimle ilişkiniz, kullanmak istediğiniz haklar, açıklamanız, IP adresi; başvurunuzun numarası, durumu ve verdiğimiz yanıtın özeti. T.C. kimlik numarası istenmez; kimlik e-posta adresi üzerinden doğrulanır.
• Hesap silme talepleri: web’den veya uygulamadan yapılan silme talebinin zamanı, durumu, IP adresi ve e-posta adresinin maskeli hali ile geri döndürülemez özeti (açık e-posta adresi bu kayıtta tutulmaz).

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik vb.) istemeyiz; talep, mesaj ve not gibi serbest metin alanlarına bu tür bilgi yazmamanızı rica ederiz. Konum verisi toplanmaz; yüklenen fotoğraflar sunucuda yeniden kodlanırken içindeki EXIF/GPS konum ve cihaz bilgisi silinir. Uygulamada cihaz bildirim kodu (push token) toplanmaz, SMS gönderilmez.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hesap açma, giriş ve hizmetin sunulması (aidat ve ortak gider takibi, talep, duyuru, kargo ve ziyaretçi yönetimi, sayaç, genel kurul ve oylama): sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c); site içi veriler bakımından ayrıca site yönetiminin Kat Mülkiyeti Kanunu’ndan doğan hukuki yükümlülükleri ve meşru menfaati (m.5/2-ç, f). Site içi veriler için hukuki sebebi belirlemek veri sorumlusu olan site yönetimine aittir.
• Hesap ve bilgi güvenliği (parola doğrulama, hız sınırlama, kötüye kullanımın önlenmesi, denetim kayıtları): meşru menfaat (m.5/2-f) ve veri güvenliği yükümlülüğü (m.12).
• E-posta bildirimleri (hesap doğrulama, parola sıfırlama, hatırlatma, okunmamış mesaj özeti): hizmetin ifası (m.5/2-c). Pazarlama e-postası gönderilmez.
• Yönetici hesapları ve abonelik ilişkisi (teklif, fatura, abonelik durumu): sözleşmenin ifası (m.5/2-c) ve hukuki yükümlülük (m.5/2-ç; vergi mevzuatı). Abonelik bedeli teklif/sözleşme üzerinden uygulama dışında ödenir; uygulama içinde satın alma yoktur.
• Teklif/demo formu: yalnız talep ettiğiniz teklifi hazırlamak ve sizinle bu konuda iletişime geçmek için; sözleşmenin kurulmasına ilişkin adımlar (m.5/2-c). Pazarlama listesine eklenmez. Formdaki onay kutusu aydınlatma metnini okuduğunuza ilişkindir, açık rıza niteliğinde değildir. IP adresi, kötüye kullanımın önlenmesi için meşru menfaatle (m.5/2-f) tutulur.
• İletişim formu: sorunuzu, destek veya iş birliği talebinizi yanıtlamak; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (m.5/2-f) ve talep bir sözleşmeyle ilgiliyse sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c). Onay kutusu aydınlatma metnini okuduğunuza ilişkindir, açık rıza değildir. Mesajlar 2 yıl sonra silinir.
• KVKK başvurularının kaydı ve yanıtlanması: hukuki yükümlülük (m.5/2-ç; KVKK m.13 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ) ve başvurunun usulüne uygun yanıtlandığının ispatı için bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e). Başvuru kaydı sonuçlandıktan sonra 3 yıl saklanır ve silinir.
• Hesap silme taleplerinin kaydı: silme talebinin yürütüldüğünün ve kötüye kullanılmadığının izlenmesi; meşru menfaat (m.5/2-f) ve veri güvenliği yükümlülüğü (m.12). Kayıt 1 yıl sonra silinir.
• Şifreli yedekleme (veri kaybına karşı sistemi geri kurabilmek): veri güvenliği yükümlülüğü (m.12) ve meşru menfaat (m.5/2-f).
• İlgili kişi başvuruları, uyuşmazlık, yasal talep ve kamu kurumu istemleri: hukuki yükümlülük ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-ç, e).

Verileriniz otomatik karar verme ya da profilleme için kullanılmaz; analitik, izleme veya reklam aracı yoktur.

4. Verilerin toplanma yöntemi

Verileriniz uygulama ve web arayüzü üzerinden sizin girdiğiniz bilgilerle, site yönetiminin ve görevlilerin sisteme girdiği kayıtlarla (ör. daire, borç, tahakkuk, ziyaretçi ve kargo), bize gönderdiğiniz e-postalarla ve hizmetin kullanımı sırasında otomatik olarak (oturum, işlem kaydı, IP adresi) elektronik ortamda elde edilir.

5. Aktarım

Yurt içi

• Bağlı olduğunuz site yönetimi ve yetkilendirdiği görevliler (yetkileri kadar).
• Barındırma: SistemDC (Türkiye, İstanbul) sanal sunucusu. Canlı veritabanı (PostgreSQL), önbellek (Redis) ve yüklenen dosyalar bu sunucuda tutulur. E-posta da aynı sunucuda çalışan kendi e-posta sunucumuzla alınır ve gönderilir (iletisim@hanematik.com.tr ve diğer @hanematik.com.tr adresleri; doğrulama, parola sıfırlama ve bildirim e-postaları); üçüncü taraf e-posta hizmeti kullanılmaz.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve mahkemeler: mevzuattan doğan zorunluluk halinde.

Yurt dışı (KVKK m.9)

Aşağıdaki hizmet yurt dışında bulunduğundan, belirtilen veriler bu hizmete aktarılmaktadır:

• Google Drive (Google LLC, ABD) — şifreli yedek kopyası: Veritabanının, yüklenen dosyaların ve e-posta kutularının günlük yedeği, sunucu arızasına karşı sunucu dışında ikinci bir kopya olarak Google Drive’a yüklenir ve 30 gün tutulur. Yedek, sunucudan çıkmadan önce AES-256 ile şifrelenir; şifre yalnız bizdedir, Google’a verilmez. Yedek tüm site içi kayıtları kapsar.

Aktarımın dayanağı hakkında: Bu metnin tarihi itibarıyla yukarıdaki yurt dışı aktarım için Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirilmiş bir standart sözleşme bulunmamaktadır ve aktarım açık rızanıza dayandırılmamaktadır. E-posta hizmetini 13 Ekim 2026’da Türkiye’deki kendi sunucumuza taşıdık; yedek kopyasını da KVKK m.9’da öngörülen bir mekanizmaya bağlamak ya da Türkiye’deki bir depolama sağlayıcısına taşımak üzerinde çalışıyoruz. Bu süreçte riski azaltmak için yedekleri yalnız şifreli olarak gönderiyor, yurt dışındaki hizmette yalnız yukarıda sayılan verileri tutuyoruz. Çözüm kesinleştiğinde bu bölüm güncellenecektir. Sorularınız için iletisim@hanematik.com.tr adresine yazabilirsiniz.

Kartla online ödeme (henüz devrede değil)

Sakinlerin aidat ve diğer borçlarını uygulamadan kartla siteye ödeyebileceği “Online ödeme” özelliği “Çok yakında” olarak duyurulmuştur ve şu an kapalıdır; bu nedenle bugün hiçbir ödeme kuruluşuna veri aktarılmamaktadır. Özellik devreye alındığında ödeme, Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası lisanslı, yurt içinde yerleşik ödeme ve elektronik para kuruluşu iyzico (İyzi Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş.) tarafından işlenecek; tutar doğrudan sitenin iyzico’daki alt üye işyeri hesabına aktarılacak, Hanematik ödemeyi kendi adına tahsil etmeyecektir. Kart bilgileri yalnız iyzico’nun ödeme sayfasında girilir; Hanematik’e ulaşmaz ve Hanematik’te saklanmaz. Ödeme kuruluşuyla paylaşılacak veriler (mevcut tasarımda: ad soyad, e-posta, telefon, IP adresi, adres yerine site/daire bilgisi, tutar ve ödenen borcun açıklaması; T.C. kimlik numarası istenmez), işlemenin hukuki sebebi ve ödeme kuruluşunun rolü, özellik devreye alınmadan önce bu metne eklenecek ve değişiklik duyurulacaktır.

Anlık (push) bildirim hizmeti, SMS sağlayıcısı ve analitik/reklam hizmeti kullanılmamaktadır; bu kurumlara veri aktarılmaz. Yazı tipleri dahil tüm site dosyaları kendi sunucumuzdan yüklenir, üçüncü taraf istemci betikleri yoktur. Verileriniz satılmaz ve reklam amacıyla paylaşılmaz.

6. Saklama süreleri

Veriler, işleme amacının gerektirdiği ve mevzuattaki süreler boyunca saklanır; süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Aşağıdaki süreler sistemde otomatik olarak uygulanır; ayrıntı ve yöntemler Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’ndadır.

Hesabınızı sildiğinizde mali kayıtlar (borç, tahsilat, ödeme) kimliğinizden ayrılarak site yönetiminde kalır; bu kayıtların mevzuat gereği (ör. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu) ne kadar saklanacağını veri sorumlusu olan site yönetimi belirler.

7. Haklarınız (KVKK m.11)

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme; kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Uygulamada Hesabım → Verilerimi indir ile hesabınıza bağlı kişisel verilerin bir kopyasını (JSON dosyası) kendiniz alabilir, Hesabımı sil ile hesabınızı silebilirsiniz.

8. Başvuru yöntemi

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzu Türkçe ve yazılı olarak şu yollarla iletebilirsiniz:

• Hesabınızda kayıtlı ya da bize daha önce bildirdiğiniz e-posta adresinizden iletisim@hanematik.com.tr adresine, konu satırına “KVKK başvurusu” yazarak; ya da
• güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış başvuruyu aynı adrese göndererek.

Hazır başvuru formunu kullanabilirsiniz. Başvurunuzda adınızı soyadınızı, imzanızı (elektronik başvuruda yukarıdaki yollar), T.C. kimlik numaranızı (yabancılar için uyruğunu ve pasaport ya da kimlik numarasını), tebligata esas adres veya e-posta adresinizi, varsa telefon numaranızı ve talebinizin konusunu belirtin. Kimlik doğrulama: başvuruyu kayıtlı e-posta adresinizden göndermeniz ya da gerektiğinde size yönelttiğimiz doğrulama sorusunu yanıtlamanız istenir; kimliği doğrulanamayan başvurulara kişisel veri verilmez. Başvurunuzu en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırırız; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurul’un belirlediği tarifedeki ücret alınabilir.

Site içi kayıtlarınız (borç, talep, kargo vb.) bakımından veri sorumlusu ilgili site yönetimi olduğundan, bu kayıtlara ilişkin başvurular site yönetimine yapılmalıdır; bize ulaşan bu tür başvuruları gecikmeden yönetime iletir, yönetimin yanıt vermesine teknik destek sağlarız. Başvurunuz reddedilir, yanıtı yetersiz bulursanız veya süresinde yanıt verilmezse, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halükarda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14).

Hesabınızı kendiniz silmek için hesap silme sayfasına bakın.

9. Çerezler

Tanıtım sitesi yalnız zorunlu çerezler kullanır: oturum çerezi (hanematik-session) ve form güvenliği için XSRF-TOKEN çerezi. Bunlar formların sahte isteklere karşı korunması için gereklidir, oturum bitince (120 dakika hareketsizlikte) geçersiz olur ve Kurum’un Çerez Uygulamaları Hakkında Rehberi’ne göre açık rıza gerektirmez. Analitik, reklam veya üçüncü taraf çerezi yoktur. Web uygulaması oturumunuzu sürdürmek için tarayıcınızda bir oturum anahtarı saklar; çıkış yaptığınızda silinir.

10. Değişiklikler

Bu metin değiştiğinde üstteki tarih güncellenir; önemli değişiklikler uygulama içinde veya e-postayla duyurulur.

• 13 Ekim 2026: e-posta (gelen ve giden) Türkiye’deki kendi sunucumuza taşındı; ImprovMX ve Google Gmail aktarımları sona erdi. Şifreli yedeğe e-posta kutuları eklendi.
• 10 Ekim 2026: yurt dışı aktarımlar gerçek durumla güncellendi; saklama süreleri tablosu, verilerimi indir, başvuru formu ve çerez bölümü eklendi; ödeme verisi ve henüz devrede olmayan kartla ödeme özelliği açıklandı.